L’article 18 de la Llei 14/2013 estableix que tots els llibres que obligatòriament hagin de portar els empresaris es legalitzaran telemàticament al Registre Mercantil abans que transcorrin 4 mesos següents a la data de tancament de l’exercici. Per tant, si l’exercici coincideix amb l’any natural el darrer dia per legalitzar els llibres de l’exercici 2024 és el 30 d’abril.
Per què no legalitzen els llibres?
Tot i així, moltes empreses no realitzen la legalització de llibres sense aparents conseqüències, ja que, des del punt de vista mercantil, juntament amb aquesta obligació no s’ha estipulat cap tipus de règim sancionador, a diferència del que passa amb la manca de dipòsit dels comptes anuals. De fet, l’únic esment que realitza el Reglament del Registre Mercantil i la resta de legislació sobre la matèria és que el registrador farà constar que la legalització s’ha sol·licitat fora de termini en la certificació, sense que això suposi a la pràctica cap greuge respecte de qui sí que estigui legalitzat els llibres en temps i forma.
D’altra banda, des del punt de vista tributari, l’art. 20 de la Llei general tributària preveu com una infracció greu incomplir obligacions comptables i registrals, cosa que comportaria una sanció de 150 o 300 euros.
Per què sí has de legalitzar els llibres?
La legalització de llibres dóna valor al contingut dels mateixos a efectes probatoris a l’hora de defensar una postura o operació davant dels tribunals. Si els llibres no han estat legalitzats, el contingut dels llibres ha pogut ser alterat i per tant no tindrien valor probatori.
Per mantenir intacte el valor probatori dels llibres legalitzats, l’empresari haurà de conservar una còpia informàtica d’idèntic contingut i format dels fitxers corresponent als llibres presentats a legalitzar.
