El art. 18 de la Ley 14/2013 establece que todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil antes de que transcurran 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. Por lo tanto, si el ejercicio coincide con el año natural el último día para legalizar los libros del ejercicio 2024 es el 30 de abril.
¿Por qué no legalizan los libros?
Sin embargo, muchas empresas no realizan la legalización de libros sin aparentes consecuencias, ya que, desde el punto de vista mercantil, junto con esta obligación no se ha estipulado ningún tipo de régimen sancionador, a diferencia de lo que ocurre con la falta de depósito de las cuentas anuales.
De hecho, la única mención que realiza el Reglamento del Registro Mercantil y demás legislación sobre la materia es que el registrador hará constar que la legalización se ha solicitado fuera de plazo en la certificación, sin que ello suponga en la práctica ningún agravio respecto de quien sí halla legalizado los libros en tiempo y forma.
Por otro lado, desde el punto de vista tributario, el art. 20 de la Ley general Tributaria contempla como una infracción grave el incumplir obligaciones contables y registrales, lo que llevaría aparejado una sanción de 150 o 300 euros.
¿Por qué sí debes legalizar los libros?
La legalización de libros da valor al contenido de los mismos a efectos probatorios a la hora de defender una postura u operación ante los tribunales. Si los libros no han sido legalizados, el contenido de los libros ha podido ser alterado y por tanto carecerían de valor probatorio.
Para mantener intacto el valor probatorio de los libros legalizados el empresario deberá conservar una copia informática de idéntico contenido y formato de los ficheros correspondiente a los libros presentados a legalizar.