Recientemente se han aprobado las especificaciones técnicas que deberán tener los sistemas informáticos de facturación (SIF) que utilicen las empresas a partir del año 2026. Vea cómo le afecta este cambio.
El Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF) establece los requisitos que tienen que cumplir los sistemas informáticos de facturación utilizados en las actividades de empresarios y profesionales para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, tal como especifica la Ley General Tributaria.
Los cambios no sólo afectan al funcionamiento de los programas de facturación, sino que también obligan a incluir en las facturas un nuevo código QR.
Nueva obligación
La normativa que exige –tanto a los productores de software como a los usuarios – que los sistemas informáticos de facturación (SIF) garanticen, entre otros aspectos, la trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Entrada en vigor. Pues bien, aunque estaba previsto que esta nueva obligación se aplicaría a partir de julio de 2025, Hacienda ha hecho pública una nota informativa retrasando los plazos:
- Para los contribuyentes del IS, las nuevas obligaciones relativas a los SIF serán aplicables a partir del 1 de enero de 2026.
- Para el resto de obligados –como autónomos que tributan por IRPF–, serán aplicables a partir del 1 de julio de 2026.
¿Me afecta esta obligación?
Obligados. Están obligados a utilizar los nuevos SIF la mayoría de autónomos y empresas, y tanto respecto a las facturas emitidas a empresas como a las emitidas a consumidores finales. Se ven afectados, entre otros:
- Los contribuyentes del IS, con la excepción de las entidades totalmente exentas.
- Los contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas. ¡Atención! A los arrendadores de inmuebles que declaran rentas del capital inmobiliario no les afecta.
- Los contribuyentes del IRNR con un establecimiento permanente en España.
- Las entidades en régimen de atribución de rentas (como las comunidades de bienes o de propietarios) con actividad económica.
No obligados. Se han establecido algunas excepciones a la obligación de adaptarse a los nuevos SIF. No están obligados a ello:
- Los contribuyentes que ya lleven sus libros registro de facturas a través del sistema de Suministro Inmediato de Información (SII).
- Los que estén en los regímenes de agricultura, ganadería y pesca, recargo de equivalencia y simplificado de IVA, cuando no deban expedir factura.
- Los contribuyentes del IRPF que no desarrollan actividades económicas. Por ejemplo:
- Los arrendadores de inmuebles que deban declarar sus alquileres en el IRPF como rendimientos del capital inmobiliario, por no disponer de trabajadores.
- Las entidades en régimen de atribución de rentas sin actividad económica (comunidades de bienes, herencias yacentes…).
- Las empresas y empresarios no residentes que realicen operaciones en España pero sin disponer de un establecimiento permanente (EP).
Verifactu o no Verifactu
En caso de que estés obligado a cumplir el Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF) hay dos opciones para su cumplimiento:
- SISTEMA INFORMATICO QUE CUMPLA LOS NUEVOS REQUISITOS (Puede ser VERI*FACTU o NO VERI*FACTU)
Los sistemas informáticos pueden ser sistemas Verifactu, con menos requisitos técnicos, pero que remiten los registros a Hacienda de forma automática al introducir los datos o sistemas No Verifactu que no remitan los registros de facturación a Hacienda. Dichos sistemas –considerados no verificables– deben cumplir numerosos requisitos técnicos, y la información contenida en ellos debe estar disponible para ser remitida a Hacienda tan pronto como ésta la solicite.
Por lo tanto, si opta por la opción No VERI*FACTU, ten en cuenta que deberás conservar todos los registros de facturación y registros de eventos que se hayan generado durante el plazo legal previsto para tal fin.
- APLICACIÓN INFORMATICA DESARROLLADA POR LA AEAT (Siempre VERI*FACTU)
Está previsto que Hacienda habilite una aplicación gratuitaque puede ser una alternativa para pymes y autónomos que emiten pocas facturas al año y no quieren invertir en un Sistema Informático de Facturación (SIF). En cualquier caso será siempre una aplicación VERIFACTU, es decir, una aplicación de las que remiten los registros a Hacienda de forma automática al introducir los datos.
Régimen sancionador
Es importante que tu empresa se ajuste a esta normativa para evitar sanciones y asegurar una gestión fiscal adecuada. Contacta con tu proveedor de sistema de facturación para asegurarte que tu programa cumple con los nuevos requisitos técnicos.
Si su empresa utiliza cajas registradoras en su negocio para emitir facturas –ya sean completas o simplificadas–, sepa que, si dichos aparatos permiten introducir datos de facturación, conservar la información y después procesarla, se considerará que dispone de un Sistema Informático de Facturación (SIF). En este caso, salvo que se encuentre en alguno de los supuestos de exención que se han establecido, deberá asegurarse de que a partir de 2026 sus cajas registradoras cumplen con las nuevas obligaciones legales que se exigen a estos sistemas.
Si no dispone de ningún Sistema Informático de Facturación (SIF) contrata un software adecuado a tu actividad. No hacerlo puede conllevar sanciones por cada ejercicio de incumplimiento. Desde nuestro despacho podemos ofrecerle una solución de facturación adaptada a la normativa, contacta con tu asesor fiscal o contable y te informaran.
Más infomación
Encontrará la recopilación de preguntas y respuestas en relación a los Sistemas Informáticos de Facturación y VERI*FACTU de la AEAT en el siguiente enlace: https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/preguntas-frecuentes.html?faqId=e27c77fe52572910VgnVCM100000dc381e0aRCRD