Si las circunstancias del trabajador cambian entre enero y septiembre, la empresa puede regularizar la retención de IRPF trimestralmente. No obstante, si los cambios se producen en octubre, noviembre o diciembre, la regularización debe hacerse de forma mensual.
En relación con las retribuciones, considere que cuando contrata a un trabajador, debe calcular el tipo de retención que le va a aplicar en su nómina. Y a principios de cada año debe volver a realizar dicho cálculo teniendo en cuenta las retribuciones que previsiblemente va a cobrar y sus circunstancias personales en ese momento.
También debe tener en cuenta las circunstancias personales que el empleado haya comunicado mediante el modelo 145 al incorporarse a la empresa (o después, si en un momento posterior le informa de algún cambio). A estos efectos:
- Si el empleado no aporta dicho modelo, calcule su tipo de retención como si fuese soltero y sin ningún tipo de cargas.
- Si el trabajador incluye datos incorrectos con el fin de soportar una menor retención (por ejemplo, declarando que su cónyuge no obtiene rentas o que tiene ascendientes a su cargo, sin ser cierto), es él –y no la empresa pagadora– el responsable frente a Hacienda.
Por regla general, si las circunstancias personales y familiares de un trabajador cambian durante el año, usted también debe regularizar el tipo de retención. En general:
- Si en dicho cambio de circunstancias ha participado la empresa (por ejemplo, si concede un aumento salarial), debe aplicar el nuevo tipo a partir del momento en el que se produzcan las variaciones.
- Si se trata de un cambio de la situación personal, el nuevo tipo de retención se aplica a partir del momento en el que el trabajador presente el modelo 145, siempre que lo haga con al menos 5 días de antelación a la fecha de preparación de las nóminas.
Si los cambios en las circunstancias personales suponen una disminución en el tipo de retención (por ejemplo, si nace un hijo), el trabajador no tiene obligación de comunicarlos a la empresa (ya que ello no perjudica a Hacienda). Sin embargo, si los cambios implican un aumento de tipos (porque, por ejemplo, el cónyuge empieza a trabajar y obtendrá rentas anuales superiores a 1.500 euros, excluidas las exentas), el afectado sí está obligado a informar a la empresa.
Su empresa puede optar por regularizar las retenciones en abril, julio y octubre respecto de las variaciones producidas en el trimestre anterior (por ejemplo, si un empleado entregó el modelo 145 a principios de agosto, puede esperar y aplicar la nueva retención a partir de la nómina de octubre). No obstante, en los meses de octubre, noviembre y diciembre es obligatorio regularizar las retenciones cada mes.
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